An der Universität Mannheim wird die Videokonferenzsoftware „Zoom“ eingesetzt. Die Universität Mannheim hat Maßnahmen ergriffen, um die Nutzung cloudbasierter Dienste möglichst datenschutzkonform zu gestalten. Informationen dazu finden Sie in derZoom-Anleitung.
Mit Zoom wurde ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.
Zudem erhält der Nutzer durch entsprechende Einstellungen und Empfehlungen größtmögliche Autonomie über seine Daten. So ist die Teilnahme regelmäßig ohne Aktivierung des Mikrofons oder der Webcam möglich; Des Weiteren kann auf die Angabe eines Klarnamens in der Regel verzichtet werden. Einzelheiten zu den verschiedenen Veranstaltungstypen finden Sie im Abschnitt Nutzungsbedingungen„Übertragung von Bild und Ton“.
Eine Übersicht über die Einstellungen und Empfehlungen zur Nutzung von Zoom finden Sie imKonfigurationshinweise.
Mit demdie folgenden DatenschutzhinweiseWir informieren Sie, wie wir Ihre Daten verarbeiten, wenn Sie an einer Zoom-Veranstaltung teilnehmen und welche Rechte Sie geltend machen können.(Stand 23.09.2020)
allgemeine Informationen
- „Zoom“ ist ein Cloud-basierter Dienst, d.h. die zur Nutzung des Konferenzdienstes erforderlichen Daten werden auf Servern von Zoom verarbeitet.
- Der Dienst kann ohne eigenen Zoom-Account und Registrierung genutzt werden.
bitte beachten Sie
Wenn Sie sich außerhalb der zentralen Zoom-Lizenz der Universität Mannheim bei „Zoom“ registrieren oder einloggen, gelten die hier gemachten Angaben nicht oder nur eingeschränkt.
Eine Notiz:
Sofern Sie die Webseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Webseite ist jedoch nur zur Nutzung von „Zoom“ erforderlich, um die Software zur Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Anwendung „Zoom“ eingeben. Falls Sie die Anwendung „Zoom“ nicht nutzen wollen oder können, können die Grundfunktionen auch über eine Browserversion genutzt werden. Mehr Informationen dazu unterhttps://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom/#c184133.
Bei der Registrierung bei Zoom gelten die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie von Zoom. Sie finden sie hier:https://zoom.us/de-de/terms.htmlUndhttps://zoom.us/de-de/privacy.html
Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Universität Mannheim
Schloß
68131 Mannheim
Deutschland
Email:www.rektoruni-mannheim.de
Datenschutzbeauftragte
Email:datenschutzbeauftragteuni-mannheim.de
Art der verarbeiteten Daten
Abhängig von den gewählten Funktionen werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet.
- Persönliche Informationen: selbst gewählter Vorname, Nachname, IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardwareinformationen
Anhand der IP-Adresse kann eine grobe Region, z. Großraum Mannheim, bestimmt.
- Bei Aufnahmen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Informationen zur ankommenden und abgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie die IP-Adresse des Gerätes gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, die Chat-Funktionen in einem „Online-Meeting“ zu nutzen. Insofern wird der von Ihnen eingegebene Text verarbeitet, um ihn im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden für die Dauer des Meetings die Daten des Mikrofons Ihres Endgeräts und einer etwaigen Videokamera des Endgeräts entsprechend verarbeitet. Über die „Zoom“-Anwendungen können Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst aus- oder stummschalten.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie mindestens Angaben zu Ihrem Namen machen. Dieser ist in der Regel frei wählbar (auch ein frei erfundener Name ist möglich), es sei denn, der Kurs beinhaltet prüfungsrelevante Interaktionen.
Umfang der Verarbeitung
Die Universität Mannheim bietet Zoom in zwei Varianten an:
Variante 1: Die zentralen Räume des Portal² für Lehrveranstaltungen
Zoom dient der Durchführung von (Lehr-)Veranstaltungen. Im Falle einer Aufzeichnung werden Sie vorab informiert und – sofern erforderlich – um Ihr Einverständnis gebeten. Eine aktive Aufzeichnung wird sowohl in der Teilnehmerliste als auch im Hauptfenster durch einen roten Punkt gekennzeichnet.
Eine Speicherung des Chatverlaufs sowie das sogenannte Aufmerksamkeitstracking wurden technisch unterbunden.
Variante 2: Personenlizenzen der Universität Mannheim für andere Veranstaltungsarten
Bei Nutzung der persönlichen Zoom-Lizenzen wird Ihre Uni-ID zur Authentifizierung und Kontoerstellung an Zoom übermittelt. Die Nutzung der persönlichen Zoom-Lizenzen ist freiwillig und alternativ können die zentralen Zoom-Räume über die Raumverwaltung im Portal² (Variante 1) beantragt werden. Bei Nutzung der zentralen Zoom-Räume ist keine persönliche Authentifizierung bei Zoom erforderlich.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. §§ 2, 12 Landeshochschulgesetz (LHG) ggf. i. V. m. entsprechende Satzungen, wie z. B. Prüfungsordnungen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
„Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Die vollständige Adresse und Kontaktdaten finden Sie hier:https://zoom.us/contact.Mit Zoom wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird unter anderem durch den Abschluss der sogenannten EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an sonstige Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Bitte beachten Sie, dass Inhalte aus „Online-Vorträgen“, wie auch aus persönlichen Treffen, häufig der Informationskommunikation mit Kunden, Interessenten oder Dritten dienen und somit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Zoom Video Communications, Inc. erhält notwendigerweise Kenntnis von den vorstehenden Daten, soweit dies im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.
Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums statt.
Informationen zum Ablauf einer Aufnahme
Im Rahmen der Moderation kann ein Meeting aufgezeichnet werden. Die Betroffenen werden hierüber vorab informiert. Die Aufzeichnung erfolgt zunächst auf der lokalen Festplatte des Moderators und gelangt nie in die „Zoom“-Cloud. Die Moderatoren sind verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu treffen. Die Moderatoren stellen die Aufzeichnung dann über die ILIAS-Plattform zur Verfügung (ein Chat-Verlauf kann jedoch nicht gespeichert werden). Nach erfolgreichem Upload werden die Daten auf dem lokalen Rechner datenschutzkonform gelöscht.
Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht, sofern keine Notwendigkeit für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher Leistungen, zur Prüfung und Gewährung bzw. Abwehr von Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüchen noch erforderlich sind. Im Fall der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Die Metadaten der Events, beispielsweise die verwendete IP-Adresse, werden in der aktuellen Konfiguration nach einem Jahr gelöscht.
Ihre Rechte als betroffene Person/
- Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO und/
oder auf Berichtigung unrichtig gespeicherter personenbezogener Daten gemäß Art. 16 DSGVO. - Außerdem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
- Außerdem haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
- Erfolgt der Widerspruch im Rahmen eines Vertragsverhältnisses, kann dies dazu führen, dass eine Vertragsdurchführung nicht mehr möglich ist.
- Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DS-GVO). Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de)
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Absatz 1 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse).
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
Bei Änderungen in der Datenverarbeitung oder anderen Gründen, die dies erforderlich machen, werden die Datenschutzhinweise überarbeitet. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Website. Wir empfehlen Ihnen daher, sich vor der Nutzung des Dienstes „Zoom“ die aktuellen Datenschutzhinweise durchzulesen.