Was sind Zoom-Events? Wie viel kosten Zoom-Events?
Zoom Events ist eine virtuelle Veranstaltungsplattform für die Durchführung von Online-Konferenzen, Meetings, Barcamps usw. in Form von Einzel- oder Mehrfachsitzungen. Zoom Events baut auf den Funktionen von Zoom Meetings und Webinaren auf. Veranstaltungen können öffentlich oder privat, kostenlos oder kostenpflichtig sein. Neben den bekannten Zoom-Optionen gibt es Funktionen für spezielle Event-Hubs, Registrierungs- und Ticketing-Möglichkeiten sowie zum Networking unter den Teilnehmern. Ein Event-Hub ist eine Sammlung anstehender, aktueller und vergangener Events, die von einer Gruppe lizenzierter Zoom-Gastgeber erstellt wurden. Event Hubs können verwendet werden, um Veranstaltungen zu einem bestimmten Thema zu kombinieren oder zu trennen. Als Inhaber einer Zoom-Events-Lizenz können Sie solche Event-Hubs zum Beispiel für eine Veranstaltungsreihe oder ein mehrtägiges Event erstellen, für die sich die Teilnehmer separat pro Tag anmelden können. Die Kosten für eine Zoom Events Lizenz beginnen bei 92 Euro pro Monat, also sehr konkurrenzfähig, vor allem weil die Lizenz nach einem Monat gekündigt werden kann. Wie bei Meeting- oder Webinar-Lizenzen kann jede Lizenz nur einem Zoom-Konto zugewiesen werden. Zu beachten ist, dass ein Nutzer nicht gleichzeitig eine Zoom Events-Lizenz und eine Webinar-Lizenz haben kann, da die Zoom Events-Lizenz die Webinar-Lizenz überflüssig macht.
Was kann Zoom Events? Unterscheidung von Zoom-Webinaren und Zoom-Meetings
Ein entscheidender Unterschied zwischen Zoom-Webinaren bzw. Zoom-Meetings einerseits und Zoom-Events andererseits besteht unserer Meinung nach darin, dass die Teilnehmer über ein Zoom-Konto verfügen müssen, da der Zugang zur Plattform nur mit einem Zoom-Konto möglich ist. Zoom Events bietet zwei Formate an: „Event“ (deutsche Einzelsitzung) und „Conference“ (deutsche Konferenz). Eine Einzelsitzung kann in Form eines Zoom-Webinars oder Zoom-Meetings stattfinden. Eine Konferenz besteht aus einer Reihe von Sitzungen oder parallelen Sitzungen und kann einen Tag oder mehrere Tage dauern.
Registrierungs- und Ticketing-Optionen
Vor Beginn der Veranstaltung können Sie entscheiden, ob die Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig sein soll. Dies ist relevant für die Registrierungs- und Ticketing-Möglichkeiten. Für kostenpflichtige Events ist die Nutzung von Zoom Events weltweit nicht verfügbar. Als Zahlungsmethoden werden Paypal und Stripe angeboten. Organisatoren können ein PayPal- oder Stripe-Geschäftskonto verknüpfen, eine Rechnungsadresse und eine Steuernummer angeben sowie Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinien festlegen. Wenn die Veranstaltung kostenlos ist, wird die Zahlung übersprungen, wobei der Preis der kostenlosen Eintrittskarte in der Bestellbestätigung mit "0 $" angegeben wird.
Mit der Ticketing-Option haben die Veranstalter viel Spielraum, unterschiedliche Ticketkategorien anzubieten. Die Anzahl der zu verkaufenden Tickets hängt von der Kapazität der Zoom Events-Lizenz ab. Diese beginnt bei 500 und endet bei 50.000 Teilnehmern. Es gibt fünf Ticketkategorien, die von Zoom Events voreingestellt und je nach Rolle automatisch vergeben werden: „Alternative Host Ticket“ (Co-Host Ticket), „Speaker Ticket“ (Speaker Ticket), „Sponsor Ticket“ (Sponsor*). Inside-Ticket), „Panelist-Ticket“ (Diskussionsteilnehmer-Ticket) und „Interpreter-Ticket“ (Dolmetscher-Ticket). Das Anmeldeformular kann um zusätzliche Datenfelder ergänzt werden und die Teilnehmer können selbst entscheiden, ob sie diese beantworten möchten. Sobald der Ticketverkauf startet, können Sie keine Änderungen mehr an den Ticketeinstellungen vornehmen. Alternativ können Sie die Anmeldung separat von Zoom Events durchführen und anschließend eine Gästeliste hochladen.
Veranstaltungsprogramm
Die Organisatoren können das Programm der Veranstaltung vorab in Zoom Events veröffentlichen. Interessant ist, dass die Zeiten je nach Geräteeinstellung automatisch angepasst werden. Mit Zoom Events ist es möglich Profile für Referenten zu erstellen und diese mit den entsprechenden Programmpunkten zu verknüpfen. Die Referenten erhalten dann ein Referententicket und können mit diesem Ticket die Details ihrer Session selbst bearbeiten (z. B. Beschreibung oder Vorschaubild).
Die Organisatoren können die Veranstaltung nach Belieben aufbauen und als Entwurf speichern. Nach Veröffentlichung der Veranstaltung startet der Ticketverkauf bzw. die Einladung an die Gästeliste. Ab diesem Zeitpunkt sind je nach Art der Veranstaltung bestimmte Konfigurationen nicht mehr änderbar (Externer Link:Zoom-Hilfeartikel, S. „Zoom-Ereignisdetails, die nach der Veröffentlichung bearbeitet werden können“).
Bereich für Sponsoren
Da Zoom Events eine All-in-One-Plattform ist, können Organisatoren einen Bereich für Sponsoren einrichten, in dem Teilnehmer Informationen von Sponsoren erhalten, mit einem Kontakt sprechen oder Materialien herunterladen können. Mit Blick auf Bildungsveranstaltungen ließe sich dieser Bereich gut nutzen, um beispielsweise Kooperationspartner oder Beispielprojekte individuell vorzustellen. Es ist aber auch möglich, den Bereich gar nicht für Sponsoren zu nutzen. Dann bleibt es nach der Veröffentlichung des Ereignisses unsichtbar.
Networking-Möglichkeit für die Teilnehmer
Zoom Events bietet als Networking-Möglichkeit einen „Lobby-Chat“ an, bei dem registrierte Teilnehmer schreiben und sich vernetzen können. Wenn Sie den Zoom-Client nutzen, können Sie auch nach der Veranstaltung eine Kontaktanfrage stellen und finden die neuen Kontakte im Zoom-Client unter „Kontakte“. In der Lounge können Sie Nachrichten schreiben, mit Emojis auf Nachrichten reagieren und in einem Thread antworten. Die Veranstalter können festlegen, ab und bis wann die Lounge für die Teilnehmer zugänglich sein soll. Laut Zoom gibt es keine Begrenzung, wie früh und wie lange die Lounge geöffnet bleiben darf – vorausgesetzt, die Lizenz bleibt bestehen.
Dokumentation und Aufzeichnung
Wie bei den Zoom-Webinaren und Zoom-Meetings können die Sitzungen in Zoom Events aufgezeichnet werden, jedoch nur als Cloud-Aufzeichnung. Die Veranstalter können entscheiden, ob die Aufzeichnung automatisch gestartet werden soll und ob die Teilnehmer nach der Veranstaltung automatisch über die Plattform auf diese Aufzeichnungen zugreifen können. Live-Streaming ist auch außerhalb der Plattform möglich.
Technische Anforderungen
Personen mit bestimmten Rollen (Gastgeber, Co-Gastgeber, Moderatoren, Sponsoren, Diskussionsteilnehmer und Dolmetscher) müssen den Zoom-Client oder die mobile Zoom-App installieren und vorzugsweise über die neueste Version verfügen. Die Teilnehmer müssen dies nicht im Voraus tun, werden jedoch ermutigt, den Client oder die App herunterzuladen, bevor sie der Plattform für Veranstaltungen beitreten. Da die Registrierung und der Zugang zur Eventplattform mit einem Zoom-Konto verknüpft sind, müssen die Teilnehmer überall mit demselben Zoom-Konto angemeldet sein.
Datenschutz
Externer Link:Hierfinden Sie die Datenschutzerklärung von Zoom Events. Da die Sitzung als Webinar oder Meeting eingerichtet werden kann und Sie über ein Zoom-Konto verfügen müssen, gilt dies auchExterner Link:Datenschutzvon Zoom. In jeder der beiden Datenschutzerklärungen gibt es einen Abschnitt mit Informationen zum Datenschutz in Europa. Für die Nutzung von Zoom Events fragt Zoom die Teilnehmer lediglich nach ihrem Zoom Account. Wenn Organisatoren dem Anmeldeformular zusätzliche Fragen hinzufügen möchten, müssen sie ihre eigene Datenschutzerklärung verlinken. Die Teilnehmer haben die Wahl, ob sie die Zusatzfragen beantworten möchten.
Unsere Learnings nach dem ersten Event mit Zoom Events
Ich binExterner Link:September 2021Zoom veranstaltete das jährliche Zoomtopia in Zoom Events. Das war auch der Launch der Plattform.Externer Link:Ende OktoberDas Produkt wurde der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Bezüglich dieser Freischaltung haben wir Ende November den Schritt gewagtExterner Link:#L21camp – Bildungsangebote für 2022 gestalten – online, hybrid, irlHosten Sie Veranstaltungen mit Zoom. Es war zu erwarten, dass sich die Teilnehmer mit der Plattform vertraut machen mussten. Diese „Hürde“ haben sie mit Offenheit und Neugier gemeistert. Im Rahmen des Barcamps haben wir eine Barcamp-Session über unsere Erfahrungen mit Zoom-Events eingereicht, in der die Teilnehmer uns auch wertvolle Erfahrungsberichte gaben. Die Erkenntnisse aus der Sitzung werdenExterner Link:dieses Ätherpaddokumentiert.
Optimierungsbedarf bei der Verzahnung zwischen Zoom-Produkten
Die größte Herausforderung war die Registrierung für die Veranstaltung. Grundsätzlich erfordert die Registrierung „nur“ ein Zoom-Konto, sodass Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Registrieren“ auf der Website der Veranstaltung auf die Anmeldeseite auf zoom.us weitergeleitet werden, wo Sie sich entweder anmelden oder ein Zoom-Konto erstellen können. Nach diesem Schritt fehlte eine entscheidende Weiterleitung, nämlich zurück zur Eventseite. Viele Teilnehmer waren verwirrt, ob die Registrierung bis zu diesem Schritt erfolgreich war. Die Bestätigungs-E-Mail von Zoom Events wäre ein Hinweis darauf, dass Sie sich registriert haben. Andernfalls wird den Teilnehmern empfohlen, die Veranstaltungsseite erneut zu besuchen. Wenn der Registrierungs-Button nicht mehr da ist, sondern der „Join Lobby“-Button, hast du es geschafft. Die nächste Hürde kommt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Join Lobby“ klicken. Sie werden gefragt, ob die Veranstaltung im Zoom-Client geöffnet werden kann. Wenn der Client nicht vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, ihn herunterzuladen. Dieser Vorgang ist dem Beitritt zu einem Zoom-Meeting sehr ähnlich. Sie müssen jedoch mit demselben Konto beim Client angemeldet sein, das Sie für die Registrierung verwendet haben. Mit anderen Worten, das Zoom-Konto ist das Tor zum Event. Insgesamt sind viele Schritte erforderlich, bevor Sie zur eigentlichen Plattform der Veranstaltung gelangen. Gleichzeitig verbirgt sich hinter diesen Herausforderungen der größte Vorteil von Zoom Events: Als All-in-One-Lösung müssen sich die Teilnehmer nicht zwischen verschiedenen Plattformen und Kanälen orientieren, sondern nur auf einer Plattform von der Anmeldung bis zur Dokumentation.
Das Eventmanagement ist immer noch sehr zentralisiert
Es war möglich, weitere Personen als „Mitherausgeber“ hinzuzufügen. Diese Personen können abhängig von ihren Berechtigungen Änderungen an den Ereignisdetails vornehmen. Nach dem Hinzufügen erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zum Bearbeiten. Sie können die Ereignisdetails nur über diesen Link bearbeiten. Selbst wenn sie mit dem richtigen Zoom-Konto angemeldet sind, gibt es hinter der Bühne keinen anderen Weg zur Veranstaltung. Ein weiteres Problem war das Starten der einzelnen Programmpunkte. Nur der Account mit der Zoom Events Lizenz kann einen Programmpunkt starten. Dies ähnelt einem Zoom-Meeting, bei dem nur der Gastgeber das Meeting starten kann. Beim Barcamp gab es bis zu 5 parallele Sessions, die nicht gleichzeitig starten konnten. Eine Person bemerkte humorvoll, dass es „genau wie früher bei Präsenzveranstaltungen“ war, bei denen jeder warten musste, bis die Person mit dem Schlüsselbund den Raum aufschließt.
Andere Kommunikationswege sind erforderlich
Die Kommunikation mit den Teilnehmern vor Beginn der Veranstaltung erfolgte über E-Mails. Wir haben eine Reihe von Berichten von Teilnehmern erhalten, weil sie Hilfe bei der Registrierung benötigten. Eine telefonische Hotline am Veranstaltungstag hat sich als dringend notwendig und hilfreich erwiesen. Zu Beginn des Barcamps erhielten wir zahlreiche Anrufe, weil die Teilnehmer nicht auf die Plattform kommen konnten. Die häufigste Ursache war unserer Erfahrung nach, dass die Teilnehmer nicht mit dem richtigen Zoom-Konto am Client angemeldet waren. Manchmal reichte es aus, den Zoom-Client zu aktualisieren oder den Computer neu zu starten.
Gemischte Teilnehmererfahrung
Insgesamt haben wir während unserer Barcamp-Sitzung zu Zoom Events gemischtes Feedback erhalten. Viele Teilnehmer waren von der neuen Plattform begeistert. Viele fanden es immer noch zu kompliziert. Einer hat es sehr schön formuliert: „Zu den Learnings würde ich noch hinzufügen, dass einigermaßen kompetente Teilnehmer gebraucht werden, die genau lesen, selbstständig scrollen etc.“ Vorkenntnisse im Umgang mit Zoom und dem Zoom-Client würden sich hier auszahlen. Viele Schwierigkeiten können durch das zweite Ereignis, das Sie selbst mit der Plattform erleben, gelöst werden.
Insgesamt schneidet Zoom Events gut ab
Wie bei anderen Zoom-Produkten ist die Benutzeroberfläche von Zoom Events einfach und modern gehalten. Die Zoom-Technik funktioniert gut, ist relativ ressourcenschonend und punktet in Sachen Barrierefreiheit. Es gibt keine überflüssigen Designelemente oder Animationen und die Plattform bietet Raum für Ihr eigenes Branding. Die Veranstalter haben die Möglichkeit, zu jedem Element eigene Grafiken oder Videos hochzuladen.
Aufgrund der internationalen Bekanntheit von Zoom richtet sich Zoom Events auch an verschiedene Zielgruppen. Dies spiegelt sich in der Programmübersicht wider, die sich automatisch an die Zeitzone des Geräts anpasst. Das erspart Veranstaltern und Teilnehmern die Zeitumstellung. Obwohl die Benutzeroberfläche und die E-Mail-Kommunikation von Zoom immer noch auf Englisch sind, wird das Besprechungsfenster je nach Spracheinstellung des Benutzers übersetzt. Das bedeutet, dass die Teilnehmer während einer Sitzung weiterhin alle Funktionen von Zoom verstehen können. Auch weil alle Zoom-Meeting- und Webinar-Funktionen integriert sind, bleibt die Nutzung von Zoom Events für die Teilnehmer relativ barrierefrei. Es gibt immer noch Funktionen wie automatische Transkription, nonverbales Feedback, Dolmetschen, Screenreader-Unterstützung. Auch die Serverstabilität von Zoom Events schneidet gut ab, da sich die Plattform die gleiche Infrastruktur wie andere Zoom-Produkte teilt. Unter den Mainstream-All-in-One-Veranstaltungsplattformen wird Zoom Events mit Hilfe von Zoom Meetings und der Webinar-Integration ein starker Konkurrent bleiben. Mit anderen Worten, Zoom Events bietet die Möglichkeit, Zoom-Meetings und Webinare zu professionalisieren. Mussten Sie früher die Zugangsdaten für die einzelnen Meetings und Webinare teilen, sind diese jetzt auf einer Plattform gebündelt. Dies würde den Organisatoren mehr Flexibilität bei der Planung geben und die Teilnehmer müssten sich nur einen Link zu der Plattform merken, auf der die aktuellsten Informationen verfügbar sind.
Ausblick 2022
Zoom Events zeigt einen natürlichen Schritt in der Entwicklungsstrategie von Zoom. In Zukunft werden verschiedene Zoom-Produkte immer stärker miteinander verknüpft. Das Zoom-Ökosystem will mit anderen Marktführern wie Slack oder Microsoft Teams konkurrieren. Auch wenn die Nutzung für Veranstalter und Teilnehmer noch nicht ganz intuitiv ist, ist es vielversprechend, dass Zoom dieses Produkt anbietet und weiter entwickelt. Wir wissen jedoch, dass es viel mehr neugierige Organisatoren braucht, um praktische Verbesserungen zu schaffen. Mittlerweile (Stand Januar 2022) beobachten wir, dass Zoom-Events vermehrt im Bildungsbereich erprobt werden. Unserer Meinung nach ist dies ein gutes Zeichen für die Bereitschaft zu neuen Tools. Wir empfehlen, Zoom Events mit kleinen internen Veranstaltungen zum ersten Mal auszuprobieren, um Erfahrungen zu sammeln. Das Tool kann zum Beispiel im College für ein halbtägiges Barcamp oder einen Trainingstag genutzt werden. Später können Sie Events um den Sponsorenbereich erweitern. Dieser Bereich muss nicht unbedingt im kommerziellen Sinne genutzt werden, sondern eher als Ausstellungsbereich, wo Kollegen oder Studenten ihre Arbeitsergebnisse präsentieren können. Wie beim Ausprobieren neuer Tools gilt auch hier, dass Organisatoren transparent mit den Teilnehmern kommunizieren sollten. Neben dem inhaltlichen Thema soll es auch um das Kennenlernen der neuen Technik gehen. Am besten geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, über ihre Erfahrungen zu berichten, beispielsweise durch eine Auswertungs- oder Feedbackrunde am Ende der Veranstaltung. Schließlich sollte in einem kollaborativen Umfeld die Unterscheidung zwischen den Organisatoren als Input-Geber und den Teilnehmern als Input-Empfänger in den Hintergrund treten, da beide Rollen zum Erfolg der Veranstaltung beitragen können.